ZoomウェビナーにはQ&A機能を活用しよう！｜設定方法と使い方のポイントを解説

ウェビナーを開催するなかで、登壇者が一方的に話す時間が多くなってしまったり、参加者の反応がわかりづらかったりと、コミュニケーションに課題を感じている方は少なくないでしょう。こうした課題には質疑応答やQ&A機能を上手く活用することで、登壇者と参加者のコミュニケーションをより活発にできます。

本記事では、代表的なZoomウェビナーを取り上げ、Q&A機能やチャット機能との違い、メリット、設定方法、登壇者側と参加者側のQ&A機能の使い方について解説します。

ZoomウェビナーのQ&A機能とは？

ZoomウェビナーのQ&A機能とは、ウェビナー開催中にリアルタイムで参加者が質問をしたり、登壇者側（ホスト）が回答したりできるコミュニケーション機能の1つです。

対面式のセミナーと比較してウェビナーは参加者とのコミュニケーションが弱くなりがちです。Q&A機能はこれを補完でき、ウェビナー終了後に生成される「Q&Aレポート」を詳しく分析することで、より質の高いフォローが可能になります。

ZoomウェビナーのQ&A機能とチャット機能の違い

ZoomウェビナーにはQ&A機能と類似した機能として、チャット機能があります。チャット機能は質問に限らずさまざまなコミュニケーションが可能であること、そして、メッセージの表示がタイムライン形式であることから質問と回答が対にならない可能性があり、質疑応答のツールとして適しているとは言えません。

一方で、Q&A機能はスレッド形式で質問と回答が対になって保存され、ログで確認できます。また匿名での質問や他参加者への表示も選択可能で、質問に特化した仕様になっています。

2つの違いを以下の表にまとめました。シチュエーションに分けて上手に活用しましょう。

ZoomウェビナーのQ&A機能を使うメリット

ZoomウェビナーのQ&A機能を使うと、登壇者から参加者への一方通行のコミュニケーションを防ぎながら、参加者の理解を深められます。

対面のセミナーと異なり、画面をオフにしながらでも参加できるウェビナーは、参加者の反応が見えづらく登壇者からの一方的な説明になりがちです。しかし、一方通行のコミュニケーションは、参加者を置いてけぼりにし、集中力を途切れさせてしまいます。Q&A機能を活用することで、参加者の表情が見えなくともいつでも声を拾うことができ、コミュニケーションも双方向に生まれます。

また、ウェビナー内容に不明な箇所があった時、質問ができないままウェビナーが進むとウェビナー全体の理解が浅くなってしまいます。わからないことがあれば、説明中でもQ&A機能で質問して良いことを事前に参加者に伝え、周知しながら進めることで、一人ひとりの理解を深めながらウェビナーの進行が可能です。

ZoomビデオウェビナーのQ&A機能の設定方法

ここでは、ZoomビデオウェビナーでQ&A機能を設定する方法を解説します。Q&A機能は、ウェビナー個別ごとに設定する方法とアカウント・グループ・ユーザー単位で設定する方法があります。

ウェビナー個別ごとに設定する

基本的にはウェビナーの開催をスケジュールする流れで設定しましょう。

①ウェビナーのスケジュールを立てる際、最下部のオプション項目にある「Q&A」にチェックを入れて、「スケジュール」ボタンを押す。

②匿名質問の可否や参加者の閲覧許可など、詳細設定をする。

匿名での質問を許可すると、参加者の質問のしやすさは格段に高まります。しかしレポートには質問者が記録されない点に注意しましょう。

アカウント・グループ・ユーザー単位で設定する

ここでは、以下の3つのケースの設定方法を解説します。

• アカウント内全てのユーザーにQ&A機能を有効にする場合

• 特定のグループに属しているユーザーにのみQ&A機能を有効にする場合

• 個人（ユーザー）のQ&A機能を有効にする場合

【アカウント内全てのユーザーにQ&A機能を有効にする場合】

①左のリボン内にある「管理者」→「アカウント管理」→「アカウント設定」の順で選択。

②「ミーティング内（詳細）」にある「ウェビナーに関するQ&A」をONにする。

【特定のユーザーのみにQ&A機能を有効にする場合】

①左のリボン内にある「管理者」→「ユーザー管理」→「グループ」の順で選択。

②Q&A機能を有効にしたいグループを選択し、情報を開く。

③「ミーティング内（詳細）」にある「ウェビナーに関するQ&A」をONにする。

【個人（ユーザー）のQ&A機能を有効にする場合】

①「個人」→「設定」から、「ミーティング内（詳細）」を選択。

②「ウェビナーに関するQ&A」をONにする。

ZoomビデオウェビナーのQ&A機能の使い方【参加者】

参加者視点でのZoomビデオウェビナーのQ&A機能の使い方は、以下の通りです。

①画面下部にある「Q&A」をクリック。

（スマートフォンの場合は「質問する」というボタン）

②質問を入力・送信。

（匿名での質問も可能）

③登壇者・ホスト側に通知が届くので、回答を待つ。

ZoomビデオウェビナーのQ&A機能の使い方【登壇者】

登壇者側は以下の手順でZoomビデオウェビナーのQ&A機能を利用できます。

①「Q&A」をクリックし参加者からの質問を確認する。

②回答する。

回答方法は、口頭で解説をする「ライブで回答」とチャットでの「回答を入力」の2パターンがあります。

• ライブで回答：「ライブで回答」をクリックし、マイクを通じて回答。終えたら「完了」をクリック

• 回答を入力：「回答を入力」をクリックし、テキストを入力して送信

③テキストでの「回答を入力」を選んだ場合は、公開範囲を設定する。

• 全体公開：質問と回答を参加者全員が閲覧できる

• 非公開：質問者のみが閲覧できる（プライベート回答として表示される）

次に、質問の却下や削除、ウェビナー開催中のQ&A機能の設定変更についても解説します。

【質問の却下や削除】

不適切な質問や回答するのに値しない質問に対しては質問を却下したり削除したりもできます。

①届いた質問にカーソルを合わせる。

②右上の「…」にカーソルを合わせ「却下」「削除」を選択する。

誤って却下のフォルダに入れたものは、フォルダから再開が可能です。削除をしてしまうと再開ができないので注意しましょう。

【ウェビナー開催中のQ&A機能設定変更】

①「Q&A」から「質問と回答」を開き、右上の歯車をクリック。

②チェックボックスで設定を変更する。

Q&A機能を途中でオフにした場合、参加者はそれまでの質問と回答は閲覧できますが、新規に質問を送信できなくなります。参加者が戸惑わないように事前にアナウンスをするなど、注意をしましょう。

ZoomビデオウェビナーのQ&Aを保存する方法

ウェビナー中にQ&A機能で集めた質問は、参加者の不明点や補足説明が必要な点を知るのに有効です。この情報をもとに、次回以降のウェビナーの構成を考え直せるほか、必要な知識や情報を再度ブラッシュアップするためにも活用できるので、必ず保存をしておきましょう。

【Q&A機能の保存方法】

①Zoomのマイページ内「レポート」→「使用状況レポート」→「ウェビナー」をクリックする。

②「Q&A結果レポート」にチェックを入れ、書き出したいウェビナーを選択。

③「CSVレポートを作成」を押し、保存完了。

ウェビナー中、質問に対してライブでのみ回答しているとレポートの記録に回答が残りません。チャットで回答したQ&Aのみのレポート作成となるため、ライブで個別に回答したものは別途メモをとっておくなど対策しておきましょう。

ZoomビデオウェビナーのQ&A機能を使うポイント

ZoomビデオウェビナーのQ&A機能を最大限生かすためには、質問への回答や質問をしやすい雰囲気作りも大切になります。以下の2点は最低限押さえておきましょう。

いいねが多い質問から答える

Q&Aで届いた質問には、他の参加者もコメントや「いいね」などのリアクションができます。なかでも反響が大きな質問はみんなが「知りたい」「気になる」と思っている情報です。ウェビナー時間にも限りがあるため、なるべく「いいね」の多い質問から回答することで参加者の満足度も高まります。

Q&Aを送信しやすい雰囲気を作る

ウェビナーを開始してすぐに、Q&A機能の使い方の確認も兼ねて簡単な質問を参加者に投げかけましょう。昨日何を食べたか、出身地などウェビナーに関係のない質問でも問題ありません。安心感を与え、質問が難しくない、恥ずかしくないという雰囲気を作ることが大切です。

また、匿名で質問できることをアナウンスしたり、声掛けや過去の質問を紹介したりとハードルを下げる仕掛けで働きかけることで、参加者とのコミュニケーションも生まれ質問を引き出しやすくなります。

まとめ

ZoomウェビナーのQ&A機能とは、登壇者と参加者をつなぐコミュニケーション機能の1つであり、参加者のウェビナー理解と満足度を高め、質も向上できます。Q&Aを有意義なものにして、参加者に心から満足してもらえるようなウェビナーを目指しましょう。

Q&A機能を活用しながらより戦略的にウェビナー施策を打ち出し、成果を出すためのコツを知りたい方はぜひこちらもご活用ください。